Gdy nasza firma się rozrasta, nieuchronnie przybywa wytworzonej dokumentacji. Z czasem trzeba pomyśleć o zorganizowaniu dla niej miejsca, zatrudnieniu osoby odpowiedzialnej za jej prawidłowy obieg udostępnianie i archiwizację. Rozwiązaniem wspomagającym zarządzanie dokumentacją są elektroniczne systemy do jej obiegu.
Cyfrowe odwzorowania dokumentów, potocznie zwane skanami są z akceptowane zarówno przez większość przedsiębiorców jak i Urzędy Skarbowe. Jednak pamiętać należy że musimy posiadać papierową, oryginalną wersję dokumentu. Jednocześnie jest możliwe poprzez np. kody kreskowe, umieszczenie na skanie precyzyjnej informacji o miejscu przechowywania oryginału.
Można powiedzieć że elektroniczny obieg faktur to idealne rozwiązanie gdy zależy nam na szybkim wystawieniu dokumentu i dostarczeniu go do adresata. Warto zauważyć że znika całkowicie problem czasu potrzebnego na dostarczenie takiej przesyłki.
Należy jednak pamiętać, ze system taki musi być bezpieczny – odporny na ataki hakerskie oraz stabilny.
